Bisher hast Du das Thema ‚Postfach auräumen‘ vor dir hergeschoben und in Deinem E-Mail-Eingang herrscht das reinste Chaos? Du hast so langsam, aber sicher das Gefühl, den Überblick zu verlieren? Mit den richtigen Tricks und Änderungen bringst Du schnell und einfach Ordnung in Deine Nachrichten. Anschließend hast Du den vollen Durchblick und findest bei Bedarf bestimmte Mails, ohne lange suchen zu müssen. Im Folgenden findest Du hilfreiche Infos und 5 Tipps und Tricks ,wie Du sofort und zielführend Dein Postfach aufräumen kannst.
Warum sollte ich mein Postfach aufräumen?
Viele Nutzer kennen es: Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem das E-Mail Postfach überquillt. Mails sind nicht sortiert, unzählige überflüssige Nachrichten mit z.B. Spam hätten längst gelöscht sein können.
Hinzu kommen zahlreiche ungelesene Nachrichten, die man sich immer wieder später oder zwischendurch durchlesen möchte. Fakt ist: Hierbei handelt es sich um etwas Unerledigtes. Und für unser Unterbewusstsein bedeutet das Beunruhigung. Hinzu kommt, dass sich die Suche nach einer bestimmten E-Mail ziemlich in die Länge ziehen kann, wenn das Postfach unaufgeräumt ist und kein System dahinter steckt.
Aus diesem Grund ist anzuraten, sich ein gewisses Ordnungs- und Sortiersystem anzueignen. Wie das am besten aussieht, hängt von der Nutzung ab. So kannst Du Dir beispielsweise aneignen, Spam-Mails sofort zu löschen und Nachrichten von Arbeitskollegen direkt im entsprechenden Unterordner automatisch ablegen zu lassen. Die folgenden 5 Tipps zeigen Dir, wie es funktioniert:
5 Tipps, mit denen mehr Ordnung in das E-Mail Postfach kommt
Im Folgenden findest Du fünf hilfreiche Tipps, mit denen Du schnell und einfach Ordnung in Dein E-Mail Postfach bringst. Viel Spaß beim Umsetzen!
1. Unterordner und Filter mit Regeln erstellen
Zuerst richtest Du Dir mehrere Unterordner ein. Zum Beispiel Ordner wie „Online-Shops“, „Freunde“ oder „Arbeit“ . Nutzt Du Dein E-Mail-Programm für deinen Job, kannst Du Unterordner zum Beispiel auch nach Abteilungen, Kunden oder Arbeitskollegen anlegen.
Als nächstes hast Du bei E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook oder Roundcube die Möglichkeit, Filter mit Regeln zu erstellen. Hier ist genau definiert, dass z.B. eine E-Mail vom Absender XY direkt im Unterordner XY landen soll, sobald Du die Nachricht erhältst.
Das Ganze läuft dann vollautomatisch, sodass Du Dich um nichts weiter kümmern musst. Erhältst Du neue Mails, werden die Ordner sogar wie gewohnt mit den kleinen Ziffern (Anzahl der ungelesenen Mails) und hervorgehoben markiert.
Tipp: Einige E-Mail Anbieter wie zum Beispiel Google Gmail arbeiten auch mit Labels und Kategorien. Sie funktionieren ähnlich und stellen eine Alternative zu Unterordnern dar. Zusätzlich hast du mithilfe von Labels die Möglichkeit, diese beliebigen Unterordnern zuzuordnen.
2. Überflüssige Newsletter abbestellen
Hier eine Registrierung bei einem Online-Shop, da eine Registrierung bei einem Online-Reisebüro. Nach einem gewissen Zeitraum bist Du in zahlreichen E-Mail-Newslettern registriert und erhältst in regelmäßigen Abständen Mails ohne Ende.
Schaue Dir die eingehenden Newsletter-Nachrichten näher an und überlege, ob Du sie wirklich noch benötigst. Denn dann entfällt in der Zukunft das langwierige Postfach-Aufräumen von selbst. Von überflüssigen Newslettern meldest Du Dich ab. Hierfür scrollst Du in der Nachricht ganz nach unten und klickst auf den Button „Abmelden“ o.ä.
3. Ungelesene Nachrichten beseitigen und lesen
Schiebe ungelesene Nachrichten nicht auf die lange Bank und lese sie zeitnah. Am besten, Du planst feste Zeiten ein, an denen Du Dein E-Mail-Postfach öffnest und alle neuen und ungelesenen Nachrichten überprüfst.
Viele Nutzer erledigen das zum Beispiel morgens, noch bevor sie mit der Arbeit beginnen. Sortierst Du Deine Mails manuell und erhältst nicht viele Nachrichten, kannst Du diese Aufräumaktion auch einmal pro Woche (z.B. am Sonntag) einplanen.
4. CC-Mails direkt löschen oder archivieren
CC steht für „Carbon Copy“ = Kopie. Es findet vor allem Verwendung, um andere Personen (z.B. Arbeitskollegen) zu informieren und in Kenntnis zu setzen. So beispielsweise, dass eine erledigte Arbeit an Mitarbeiter XY gesendet wurde.
Hast Du eine derartige CC-Mail erhalten, ist sie anschließend in der Regel überflüssig. Du kannst sie also je nach Bedarf direkt löschen, oder aber alternativ archivieren. Gerade bei mehreren Nachrichten am Tag sorgst Du auf diesem Wege in Deinem E-Mail Postfach für Ordnung.
5. Spam aussortieren und markieren
E-Mail-Programme und -Anbieter sind standardmäßig mit einem Spam-Filter ausgestattet. Er erkennt unangemessene und unerwünschte E-Mails und verschiebt sie entsprechend in den Spam-Ordner.
Doch auch trotz größter Sorgfalt und technischem Fortschritt kann hin und wieder eine Nachricht in den normalen Posteingang durchrutschen. Diese kannst Du direkt aussortieren und als Spam markieren, damit sich Deine E-Mail-Software den Vorgang merkt und zukünftige Nachrichten dieser Art aussortiert.
In Outlook funktioniert das zum Beispiel so:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die unerwünschte E-Mail.
- Fahre mit dem Mauszeiger weiter unten über den Menüpunkt „Junk-E-Mail“.
- Anschließend wählst Du die Option „Absender sperren“ aus.
Ab sofort werden alle Nachrichten dieses Absenders gesperrt und landen automatisch im Spam-Ordner. Die Vorgehensweise bei anderen Programmen und Mail-Anbietern sieht ähnlich aus.
E-Mails sortieren? Das geht manuell oder automatisch
Wie Du Deine E-Mails sortieren möchtest, entscheidest Du selbst. Erhältst Du pro Woche z.B. lediglich 10 Nachrichten, sortierst Du sie schnell und einfach mit nur wenigen Klicks manuell.
Erhältst Du hingegen weitaus mehr Mails, kannst Du auch auf automatische Regeln und Filtersysteme setzen. Hier kannst Du in Mail-Clients wie beispielsweise Outlook von Microsoft verschiedene Bedingungen festlegen, wann welche Nachricht in welchem Unterordner verschwinden soll. Das sorgt nicht nur für Ordnung und unterstützt Dich, gleichzeitig bist Du weniger gestresst.
Entwickle ein eigenes System, um im E-Mail Postfach für Ordnung zu sorgen
Mache Dir grundsätzlich Gedanken darüber, wann und wie Du Deine Nachrichten sortieren möchtest. Hierfür denkst Du dir ein System aus, mit dem Du langfristig und nachhaltig für Ordnung sorgst.
Der Posteingang sollte dabei die Hauptzentrale deiner Nachrichten darstellen und gleichzeitig nur ein Durchgangsposten sein. Anschließend geht es mit Unterordnern und/oder Labels weiter, um sie dort zu sortieren. Die Priorisierung Deiner Mail-Todos mithilfe von Schlagwörtern kann auch hilfreich sein.
Wichtig: Löschst Du Mails, landen sie erst einmal im Papierkorb. Es ist durchaus empfehlenswert, sie dort für einen gewissen Zeitraum ruhen zu lassen. Denn es kann durchaus vorkommen, dass bestimmte Nachrichten in gewissen Situationen noch einmal benötigt werden. Im Papierkorb stellst Du sie mit einem Klick wieder her.
Fazit: Ein E-Mail-Postfach aufräumen ist nicht schwer!
Wendest Du die oben gezeigten Tipps und Tricks an, bringst Du in nur wenigen Schritten Ordnung in Dein Mail-Postfach. Anfangs scheint das System mit den zahlreichen Unterordnern und Regeln möglicherweise noch etwas unübersichtlich. Doch nutzt Du es eine gewisse Zeit, gewöhnst Du Dich schon bald daran.
Dann hast Du endlich Ordnung in Deinem Nachrichtensystem, musst nicht ständig mit zahlreichen ungelesenen Mails kämpfen und findest sie bei Bedarf schnell wieder.
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