Wer E-Mails versenden und empfangen möchte, braucht mindestens ein Postfach und eine dazugehörige E-Mail-Adresse. Du kannst aber auch mehrere E-Mail-Adressen haben, die eingehende Nachrichten zu einem und demselben Postfach weiterleiten. Wir grenzen ab, was ein E-Mail-Postfach, eine -Mail-Adresse und E-Mail-Weiterleitung unterscheidet.
Was ist ein E-Mail-Postfach und woran unterscheidet es sich von der Mail-Adresse?
Vereinfacht gesagt ist das Mail-Postfach ein virtueller Briefkasten. Dort empfängst, bearbeitest und verschickst Du Deine Mails. Eine Mailadresse ist sozusagen das Schild auf Deinen Briefkasten. Damit weiß jeder das wenn er die Mail zu Dir senden will diese Adresse eingeben muss.
Bei einem Hosting- oder E-Mail-Dienstprovider kannst du eines oder mehrere E-Mail-Postfächer buchen. Meist bekommst Du ein Paket und kannst im Rahmen eines Limits eine bestimmte Anzahl an Postfächern mit E-Mail-Adresse und einer bestimmten Kapazität (meist in Gigabyte ausgedrückt) anlegen. Neben der Haupt-Adresse lässt sich das Postfach um sogenannte Aliase ergänzen, d. h. zusätzliche E-Mail-Adressen, die zum gleichen Postfach führen.
Wenn Du eine eigene Domain hast, kannst Du sie für ein professionelles Erscheinungsbild Deiner Adressen verwenden. Beispiel: Postfach 1 mit der Adresse info@meinedomain.de und Postfach 2 mit der Adresse admin@meinedomain.de.
Was ist eine E-Mail-Weiterleitung?
Du kannst Dein Postfach so konfigurieren, dass jede eingehende Nachricht an eine andere Adresse automatisch weitergeleitet wird. In der Regel lässt sich eine beliebige Anzahl solcher E-Mail-Weiterleitungen einstellen.
Eine besondere Art der Weiterleitung ist Catch-All. Vertippt sich der Absender und schickt die E-Mail an eine nicht existierende Adresse Deiner Domain, leitet die Catch-All-Funktion diese Nachricht an ein von Dir definiertes Postfach weiter. Das heißt, die Nachricht geht nicht verloren. Doch Vorsicht: Die Funktion fängt alle eingehenden E-Mails ab, die an eine falsche Adresse geschickt werden, was zu einem höheren Spam-Anteil führen kann. In dem Fall sind zusätzliche Lösungen gegen Spam ratsam.
Die E-Mail-Weiterleitung bietet fallspezifische Vorteile. Hier zwei Beispiele: Ist ein Mitarbeiter länger abwesend, kann er eingehende Nachrichten an die Adresse seines Kollegen weiterleiten. So bleibt ein stetiger Informationsaustausch mit Kunden erhalten.
Wenn externe Mitarbeiter ein eigenes Postfach bekommen, obwohl sie in ihrem eigenen Unternehmen schon eines haben, kann die Weiterleitung für einen sofortigen Informationsabgleich sorgen. Die externen Mitarbeiter haben so ortsunabhängig Zugriff auf relevante E-Mails.
Eine Weiterleitung kann jederzeit deaktiviert werden, ohne den Posteingang zu beeinträchtigen. Eingehende Nachrichten bleiben dann nur in dem Postfach, dessen Adresse der Absender eingegeben hat.
Fazit
Die E-Mail-Weiterleitung ist eine praktische Automatisierungsmöglichkeit, die den Informationsfluss in der Firma unterstützt und in einem Postfach kannst Du Deine Mails verwalten. Zudem sorgt Catch-All dafür, dass keine Nachrichten verloren gehen und Deine Kunden eine zuverlässige Betreuung genießen.
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